「ChatGPTを仕事で使ってみたいけれど、何に使えばいいかわからない」
「仕事をもっと効率化したい」
「ChatGPTにどんな指示を出せばいいの？」
このように感じている方は多いのではないでしょうか。
ChatGPTは、難しい専門知識がなくても、仕事のさまざまな場面で活用できます。
例えば、
- メールを作成する
- 長い文章を要約する
- 会議のメモを整理する
- アイデアを出す
- 文章をチェックする
- 資料の構成を考える
といった作業です。
特に、**「ゼロから完成品を作らせる」のではなく、「下書き・整理・アイデア出しをChatGPTに任せる」**という使い方をすると、初心者でも取り入れやすくなります。
この記事では、ChatGPTを仕事で活用する方法を10個紹介します。
すべての例にそのままコピーして使えるプロンプトも掲載しているので、気になるものから試してみてください。
ChatGPTは仕事のどんな場面で使える？
ChatGPTは、仕事に必要な文章作成や情報整理など、さまざまな作業をサポートできます。
OpenAIも、メールや文書、会議メモなどの情報をもとに、要約・計画・文書作成などにつなげる仕事での活用方法を紹介しています。
ただし、ChatGPTにすべてを任せればいいわけではありません。
おすすめなのは、
ChatGPT → 下書き・整理・アイデア出し
人間 → 内容確認・判断・最終決定
という役割分担です。
特に仕事で使う場合は、生成された文章や情報をそのまま使うのではなく、最後に自分で確認することが大切です。
ChatGPTで仕事を効率化する方法10選
ここから、実際に使える方法を紹介します。
1．ビジネスメールを作成する
仕事では、メールを書く機会がたくさんあります。
しかし、
「どんな文章にすれば失礼にならないか」
「もっと丁寧な文章にしたい」
と悩んで、意外と時間がかかることがあります。
そんなときにChatGPTが役立ちます。
使えるプロンプト
以下の内容をもとに、取引先に送る丁寧なビジネスメールを作成してください。
・昨日の打ち合わせのお礼
・次回の打ち合わせは8月20日
・時間は14時
・オンラインで実施
・相手に失礼のない丁寧な文章このように、伝えたい内容を箇条書きで入力するだけでも構いません。
さらに、
もう少し簡潔にしてください。
もっと柔らかい表現にしてください。
などと追加で指示できます。
2．長い文章を要約する
長い資料や文章を読むのに時間がかかる場合にもChatGPTを活用できます。
例えば、文章を貼り付けて、
使えるプロンプト
以下の文章を初心者にもわかるように要約してください。
重要なポイントを5つに整理し、
それぞれ1～2文で説明してください。と指示します。
大量の文章を読む前に、まず全体像を把握したいときにも便利です。
3．会議のメモを議事録にする
会議中に取ったメモを、そのまま整理するのは意外と大変です。
そこで、箇条書きのメモをChatGPTに渡して整理してもらいます。
使えるプロンプト
以下の会議メモを議事録として整理してください。
次の項目に分けてください。
・会議の目的
・決定事項
・重要な議論
・今後やること
・担当者
・期限
内容が書かれていない項目は推測せず、
「記載なし」としてください。この最後の、
「推測せず、記載なしとする」
という指示がポイントです。
AIに勝手な情報を追加させないためにも、必要な条件は具体的に指定しましょう。
4．仕事のアイデアを出す
「新しい企画を考えて」
と言われても、最初のアイデアがなかなか出てこないことがあります。
そんなときはChatGPTをブレインストーミングの相手として使えます。
使えるプロンプト
あなたはマーケティング担当者です。
30代の会社員をターゲットにした
新しいサービスのアイデアを10個考えてください。
それぞれについて、
・サービス内容
・ターゲット
・利用するメリット
・他社との差別化ポイント
を簡潔に説明してください。重要なのは、自分の状況をできるだけ具体的に伝えることです。
5．文章を読みやすくする
自分で書いた文章を、
「なんとなく読みにくい」
と感じることはありませんか？
そんなときはChatGPTに文章をチェックしてもらえます。
使えるプロンプト
以下の文章を、意味を変えずに
より読みやすくしてください。
・一文を長くしすぎない
・難しい表現を避ける
・同じ言葉の繰り返しを減らす
・自然な日本語にする
文章：
○○○○文章を一から書き直してもらうのではなく、自分の文章を改善するために使う方法もおすすめです。
6．プレゼン資料の構成を考える
プレゼン資料を作るとき、
「最初に何を説明すればいい？」
と悩むことがあります。
そこで、まずChatGPTに構成案を作ってもらいます。
使えるプロンプト
「新商品の販売戦略」というテーマで
10分間のプレゼンを行います。
プレゼン資料の構成を考えてください。
対象はマーケティングについて詳しくない会社員です。
・導入
・現状
・課題
・提案
・具体策
・期待できる効果
・まとめ
という流れを基本にしてください。最初に構成を作ってから資料を作ると、作業を進めやすくなります。
7．仕事の文章を別の表現に変える
同じ内容でも、
「社内向け」
「取引先向け」
「お客様向け」
では文章の書き方が変わります。
ChatGPTなら、目的に合わせて文章を変えることができます。
使えるプロンプト
以下の文章を取引先向けの
丁寧なビジネス文章に書き換えてください。
意味や事実関係は変更しないでください。
文章：
○○○○さらに、
もっと簡潔にしてください。
もう少し親しみやすくしてください。
などと調整できます。
8．仕事のチェックリストを作る
仕事の手順が多い場合は、チェックリストを作ってもらう方法も便利です。
使えるプロンプト
新入社員が初めて「月末の請求処理」を行うための
チェックリストを作成してください。
初心者でもわかるように、
作業を時系列で並べてください。
各項目には、
「何を確認するのか」も書いてください。自分では当たり前だと思っている作業も、チェックリストにすると抜け漏れを防ぎやすくなります。
9．仕事の悩みを整理する
ChatGPTは、文章作成だけでなく、考えを整理するためにも使えます。
例えば、
「仕事が多すぎて何から始めればいいかわからない」
という場合です。
使えるプロンプト
以下が今日やらなければならない仕事です。
・メール返信
・資料作成
・会議準備
・顧客への電話
・経費処理
緊急度と重要度を考えて、
優先順位をつけてください。
また、それぞれの理由も説明してください。ChatGPTに整理してもらったうえで、最終的な判断は自分で行います。
10．自分専用の仕事テンプレートを作る
ChatGPTを何度も仕事で使うなら、自分専用のテンプレートを作るのがおすすめです。
例えば、
「メールを書くたびに同じ指示を入力する」
のは少し面倒です。
そこで、
私は営業担当者です。
今後、取引先へのメールを作成するときは、
・丁寧な敬語
・簡潔な文章
・相手に圧迫感を与えない
・重要な内容を最初に書く
・最後に自然な締めの文章を入れる
という条件を基本にしてください。というように、自分の仕事に合わせたルールを決めておきます。
これだけでもChatGPTを使いやすくなります。
ChatGPTを仕事で使うときのコツ
ここまで10個紹介しましたが、ChatGPTを仕事で使うときには重要なポイントがあります。
「もっと詳しく」より具体的に指示する
例えば、
もっと良くしてください。
だけでは、何を改善したいのかAIには伝わりにくくなります。
代わりに、
文章を30％短くしてください。
初心者にもわかる表現にしてください。
箇条書きにしてください。
重要なポイントを3つに絞ってください。
など、具体的に指示します。
プロンプトについて詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
👉 ChatGPTのプロンプトとは？初心者向けに使い方と具体例を解説
ChatGPTに仕事を任せるときの注意点
便利だからといって、すべてをそのままAIに任せるのはおすすめできません。
特に注意したいのが、情報の正確性と機密情報です。
ChatGPTの回答が常に正しいとは限りません。
そのため、
AIが作成 → 自分で確認 → 必要なら修正
という流れを基本にしましょう。
また、会社の機密情報や個人情報などを入力する場合は、所属する会社のルールや利用しているサービスの設定を必ず確認してください。
ChatGPTは「仕事を丸投げするAI」ではない
ChatGPTを使い始めると、
「全部AIにやってもらえばいいのでは？」
と思うかもしれません。
しかし、実際には、
人間が考える部分を減らすのではなく、面倒な作業を減らす
という考え方がおすすめです。
例えば、
ChatGPTに任せる
- 下書き
- 要約
- アイデア出し
- 情報整理
- 文章の修正
- 構成案
人間が行う
- 最終判断
- 事実確認
- 重要な意思決定
- 顧客との最終的なやり取り
という分担です。
この使い方なら、AIを仕事の「代わり」ではなく、仕事をサポートしてくれるアシスタントとして活用できます。
ChatGPTを仕事で使うなら、まず1つ試してみよう
いきなり10個すべてを使う必要はありません。
まずは、
メール作成
または
文章の要約
から始めてみるのがおすすめです。
例えば、
「このメールを取引先向けに丁寧な文章にしてください」
と入力するだけでも構いません。
慣れてきたら、議事録、企画、資料作成など、徐々に使う範囲を広げていきましょう。
ChatGPTでできることは仕事だけではありません。
日常生活や勉強、アイデア出しなどにも活用できます。
👉 ChatGPTでできること一覧｜仕事・日常・勉強で使える具体例30選
まとめ｜ChatGPTを使えば仕事の「面倒」を減らせる
ChatGPTは、仕事そのものをすべて任せるためのものではありません。
文章を作る、整理する、考える、まとめるといった作業をサポートしてもらうことで、仕事を効率化できます。
今回紹介した活用方法は、
- ビジネスメールを作成する
- 長い文章を要約する
- 会議メモを議事録にする
- アイデアを出す
- 文章を読みやすくする
- プレゼン資料の構成を考える
- 文章を別の表現に変える
- チェックリストを作る
- 仕事の悩みを整理する
- 自分専用の仕事テンプレートを作る
の10個です。
最初から難しい使い方を覚える必要はありません。
「この作業、ちょっと面倒だな」
と思ったものを一つ選んで、ChatGPTに相談してみてください。
そこから少しずつ、自分の仕事に合った使い方を見つけていきましょう。
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