「長い文章を読む時間がない」
「仕事の資料を短時間で理解したい」
「会議メモを分かりやすく整理したい」
そんなときに便利なのが、ChatGPTの要約機能です。
ChatGPTに文章を入力するだけで、重要なポイントを抜き出したり、短く整理したりできます。
さらに、文章だけでなく、ファイルをアップロードして内容を要約してもらうことも可能です。OpenAI公式でも、文書を分かりやすく要約する使い方が紹介されています。
この記事では、ChatGPTを使って文章やPDF、会議メモなどを要約する方法を、初心者向けに分かりやすく解説します。
そのまま使える要約プロンプト10選も紹介するので、ぜひコピーして使ってみてください。
ChatGPTについてまだよく分からない方へ
そもそもChatGPTがどんなサービスなのか分からない方は、先に「ChatGPTとは？」を確認しておくと理解しやすくなります。
基本的な使い方から知りたい方は、こちらも参考にしてください。
ChatGPTの使い方｜初心者でもできる基本操作と質問のコツ
ChatGPTで要約すると何ができる？
ChatGPTを使うと、例えば次のような作業を効率化できます。
- 長い文章を短くまとめる
- 重要なポイントだけ抜き出す
- 箇条書きにする
- 初心者にも分かる言葉にする
- 会議メモを整理する
- PDFの内容を要約する
- 複数の文章を比較する
- 結論だけをまとめる
- 上司向けに簡潔にまとめる
- 子どもでも分かるように説明する
単純に「要約して」と入力するだけでも使えますが、誰向けに、どのくらいの長さで、どのような形式にするのかを指定すると、より目的に合った結果を得やすくなります。
OpenAIも、ChatGPTを使った文章作成では「目的・対象読者・形式・制約」を明確にすることを推奨しています。
ChatGPTで文章を要約する基本的な方法
まずは最も簡単な方法から紹介します。
ChatGPTに文章を貼り付けて、次のように入力します。
基本プロンプト
以下の文章を300文字程度に要約してください。
重要なポイントを中心に、分かりやすい文章にしてください。【ここに文章を貼り付ける】
これだけでも要約できます。
ただし、さらに精度を高めたい場合は、
「誰が読むのか」
「何文字にするのか」
「何を重視するのか」
「どんな形式にするのか」
まで指定するのがおすすめです。
ChatGPTの要約で重要なのは「条件を指定すること」
例えば、同じ文章でも目的によって要約の仕方は変わります。
悪い例
この文章を要約してください。
これでも要約できますが、どの部分を重視するべきなのかChatGPTに十分伝わりません。
良い例
以下の文章を、会社員が1分で読めるように要約してください。
重要なポイントを3つに絞り、箇条書きでまとめてください。
最後に「結局何が重要なのか」を1文でまとめてください。
このように具体的な条件を指定すると、目的に合った要約を作りやすくなります。
ChatGPTは、最初の回答だけで完成させるのではなく、追加の指示を出しながら修正していく使い方も有効です。
ChatGPTで使える要約プロンプト10選
ここからは、実際に使いやすいプロンプトを紹介します。
① 長い文章を短くまとめる
最も基本的な使い方です。
以下の文章を200文字程度に要約してください。
重要な情報を残し、重複する内容は削除してください。
初めて読む人にも分かりやすい文章にしてください。【文章】
長い記事や資料の概要を把握したいときに便利です。
② 箇条書きで要約する
文章ではなく、ポイントだけ確認したい場合におすすめです。
以下の文章を重要度の高い順に5つの箇条書きで要約してください。
各項目は1〜2文以内にしてください。【文章】
仕事の資料を読む前の「ざっくり把握」にも使えます。
③ 結論だけを知りたい
長い文章の中から結論を知りたい場合はこちらです。
以下の文章を読み、筆者が最も伝えたい結論を1〜3文でまとめてください。
結論に直接関係しない情報は省いてください。【文章】
ニュース記事や解説記事などの内容を短時間で確認したいときに便利です。
④ 初心者向けに要約する
専門用語が多い資料にも使えます。
以下の文章を、専門知識がない初心者でも理解できるように要約してください。
難しい専門用語はできるだけ簡単な言葉に置き換えてください。【文章】
「専門家向けの文章を一般向けに変える」という使い方もできます。
⑤ 上司向けに要約する
仕事で特に便利な使い方です。
以下の内容を、上司に報告するための要約にしてください。
「結論」「重要なポイント」「問題点」「今後の対応」の4項目に分けてください。
簡潔でビジネス向けの文章にしてください。【文章】
資料を読んで報告書を作る時間を短縮できます。
⑥ 会議メモを要約する
会議のメモをそのまま入力して整理する方法です。
以下の会議メモを整理してください。
①決定事項
②重要な議論
③未決定事項
④担当者
⑤期限
⑥次回までにやることの6項目に分けて、分かりやすくまとめてください。
不明な情報は推測せず「不明」としてください。【会議メモ】
会議後の情報整理にかなり便利です。
より詳しい議事録の作り方については、こちらの記事でも解説しています。
ChatGPTで議事録を作る方法｜会議メモを整理するプロンプトと使い方
⑦ PDFや資料を要約する
ChatGPTでは対応しているファイルをアップロードして、その内容について質問したり、要約したりできます。
OpenAIの公式情報でも、PDFなどの文書をアップロードして内容を簡単にまとめる使い方が紹介されています。
例えばPDFをアップロードした後、
このPDFの内容を、初心者でも分かるように1000文字以内で要約してください。
以下の順番でまとめてください。
①この資料の目的
②重要なポイント3つ
③注意点
④結論
と指示できます。
ただし、重要な資料を要約した場合は、元資料と照らし合わせて内容を確認することが大切です。
特に数字、契約条件、法律、社内ルールなどは、ChatGPTの回答だけをそのまま信じないようにしましょう。
⑧ 長い文章を「3行」にする
SNSや仕事で文章を短くしたいときに便利です。
以下の文章を3行だけで要約してください。
1行目に結論、2行目に重要な理由、3行目に今後のポイントを書いてください。【文章】
「長すぎる文章を短くしたい」という場合に使いやすいプロンプトです。
⑨ 要約＋重要ポイントを抽出する
単純な要約ではなく、重要な情報を整理したい場合はこちら。
以下の文章について、
・100文字程度の要約
・重要なポイント5つ
・注意すべき点3つ
・読者が次に取るべき行動の4つに分けて整理してください。
【文章】
資料を読んだ後に「結局何をすればいいのか」まで整理できます。
⑩ 要約した後にさらに質問する
ChatGPTの便利なところは、一度要約して終わりではないことです。
例えば最初に、
以下の資料を500文字程度に要約してください。
と入力します。
その後、
この内容を中学生でも分かるように説明してください。
さらに、
この資料で特に注意すべき点を3つ教えてください。
というように追加質問できます。
最初から完璧な指示を作ろうとする必要はありません。
「要約→質問→深掘り」
という流れで使うと、ChatGPTをより便利に活用できます。
ChatGPTで要約するときの3つのコツ
コツ①「何文字」と指定する
単に「短くして」と指定するより、
300文字程度
500文字以内
100文字程度
など、具体的な長さを指定したほうが目的に合わせやすくなります。
コツ②「誰向けか」を指定する
例えば、
初心者向け
上司向け
顧客向け
小学生でも分かるように
など、読者を指定します。
同じ内容でも、読者によって必要な情報や文章の難しさは変わります。
コツ③「形式」を指定する
文章だけでなく、
箇条書き
表形式
見出し付き
Q&A形式
「結論→理由→具体例」の順番
など、出力形式を指定できます。
OpenAIも、ChatGPTに文章を作成させる際には、目的や対象読者だけでなく、出力形式や制約を明確にすることを推奨しています。
ChatGPTで要約するときの注意点
便利な一方で、ChatGPTの要約をそのまま信じてはいけないケースもあります。
重要な情報は元資料を確認する
特に以下のような情報は注意が必要です。
- 金額
- 日付
- 数字
- 契約条件
- 法律
- 医療情報
- 社内規則
- 固有名詞
- 引用
要約によって細かい条件が省略される可能性があります。
そのため、重要な資料については、
「要約を見る」→「元資料で重要部分を確認する」
という使い方がおすすめです。
OpenAIも、ChatGPTの出力は確認することを前提とした下書きとして扱うことを推奨しています。
ChatGPTの要約とプロンプトを組み合わせるとさらに便利
今回紹介したように、ChatGPTは単に質問するだけでなく、条件を具体的に指定することで、より目的に合った回答を作りやすくなります。
プロンプトについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。
また、仕事で使えるプロンプトをまとめた記事もあります。
ChatGPTの仕事用プロンプト10選｜メール・文章・企画書を効率化する方法
ChatGPTを使えば「読む時間」も短縮できる
仕事では、文章を書く時間だけでなく、大量の情報を読む時間も大きな負担になります。
ChatGPTを使えば、長い文章や資料をまず要約して全体像を把握し、その後に必要な部分だけ詳しく読むという使い方ができます。
例えば、
長い資料
↓
ChatGPTで要約
↓
重要ポイントを確認
↓
必要な部分だけ原文を読む
という流れです。
これだけでも、情報収集の効率を大きく改善できます。
ChatGPTは文章作成だけでなく、情報の整理や要約、調査などにも活用できます。
まとめ｜ChatGPTの要約を使って情報整理を効率化しよう
ChatGPTを使えば、長い文章や資料を短時間で整理できます。
特におすすめなのは、
- 長文を短くまとめる
- 箇条書きにする
- 結論だけ抜き出す
- 初心者向けに言い換える
- 会議メモを整理する
- PDFを要約する
- 上司向けにまとめる
- 重要ポイントを抽出する
といった使い方です。
そして、より良い結果を得るためには、
「何を」「誰向けに」「どのくらいの長さで」「どんな形式にするか」
をChatGPTに伝えることがポイントです。
まずは今回紹介したプロンプトの中から1つ選んで、実際の文章で試してみてください。
ChatGPTを単なる「質問に答えてくれるAI」として使うのではなく、情報整理や仕事の下準備をしてくれるアシスタントとして使うと、さらに便利になります。
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