「ビジネスメールを書くのに時間がかかる」
「失礼のない文章を考えるのが難しい」
「メールの文章をもっと簡単に作れない？」
そんなときに便利なのが、ChatGPTを使ったメール作成です。
ChatGPTに伝えたい内容を入力するだけで、メールの文章を整理したり、敬語に直したり、相手に合わせた表現に変更したりできます。
特に仕事では、メールを書くために毎回ゼロから文章を考える必要がなくなるため、大幅な時間短縮につながります。
この記事では、ChatGPTを使ってビジネスメールを作成する方法を初心者向けに解説します。
さらに、
- 依頼メール
- お礼メール
- 謝罪メール
- 日程調整メール
- 返信メール
- 件名作成
- 丁寧な文章への変換
- 長文メールの短縮
などに使える実践的なプロンプト10選も紹介します。
ChatGPTでメールを作成できる？
はい。ChatGPTはメールの文章作成をはじめ、文章の書き直しや要約、トーンの調整などにも活用できます。
OpenAIも、ChatGPTの文章作成用途として、ゼロからの下書き作成、文章の推敲、対象者に合わせたトーンの調整、メモを分かりやすい文章に変換するといった使い方を紹介しています。
たとえば、
「取引先への打ち合わせ日程変更のメールを作って」
と入力するだけでも、メールの下書きを作成できます。
さらに、
「もう少し丁寧にしてください」
「もっと短くしてください」
「30代の取引先担当者向けに自然な文章にしてください」
といった追加指示を出すこともできます。
ChatGPTをまだ使い始めたばかりなら、まずはChatGPTの基本的な使い方から確認しておくと、よりスムーズに活用できます。
ChatGPTでメールを作る基本的な方法
ChatGPTでメールを作るときは、難しい操作は必要ありません。
基本的には、
①目的を伝える
↓
②相手を伝える
↓
③伝えたい内容を入力する
↓
④文章のトーンを指定する
↓
⑤ChatGPTに作成してもらう
という流れです。
STEP1：メールの目的を伝える
まず、どんなメールなのかを伝えます。
例えば、
取引先に打ち合わせの日程変更をお願いするメールを作ってください。
という形です。
「何のためのメールなのか」を最初に伝えることで、ChatGPTが文章の方向性を理解しやすくなります。
STEP2：相手を伝える
次に、誰に送るメールなのかを伝えます。
例えば、
相手は取引先の担当者です。
相手は初めて連絡する企業の担当者です。
社内の上司に送るメールです。
などです。
同じ内容でも、相手によって適切な表現は変わります。
STEP3：伝えたい内容を箇条書きで入力する
メールを自分で文章にする必要はありません。
例えば、
・来週月曜日の打ち合わせを変更したい
・こちらの都合で変更をお願いしたい
・水曜日か木曜日なら対応可能
・相手に迷惑をかけることを謝りたい
このように箇条書きで入力するだけでも大丈夫です。
ChatGPTが内容を整理して、メールとして自然な文章にまとめてくれます。
文章作成そのものを効率化したい場合は、ChatGPTを使った仕事効率化の方法も参考になります。
ChatGPTでメールを作る基本プロンプト
まずは、以下のプロンプトをそのまま使ってみてください。
以下の内容をもとに、ビジネスメールを作成してください。
相手に失礼のない丁寧な文章にしてください。
件名も作成してください。
内容が分かりやすく、冗長にならないようにしてください。【相手】
取引先の担当者【目的】
打ち合わせの日程変更をお願いしたい【伝えたい内容】
来週月曜日の打ち合わせを変更したい。
水曜日または木曜日なら対応可能。
急な変更になるため、丁寧に謝りたい。
このように、**「相手・目的・伝えたい内容」**をセットで入力するのがポイントです。
ChatGPTの回答精度をさらに高めたい場合は、ChatGPTのプロンプトの作り方もあわせて確認してみてください。
ChatGPTで使えるメール作成プロンプト10選
ここからは、仕事でそのまま使いやすいメール作成プロンプトを紹介します。
① 依頼メールを作るプロンプト
取引先や社内の人に何かをお願いするときに使えます。
プロンプト：
以下の内容をもとに、取引先への依頼メールを作成してください。
相手に失礼のない丁寧な文章にしてください。
件名も作成してください。【依頼内容】
○○の資料を来週金曜日までに送ってほしいです。
「お願いします」だけではなく、期限や理由も入力すると、より自然なメールになります。
② お礼メールを作るプロンプト
商談や打ち合わせの後などに使えるプロンプトです。
プロンプト：
本日の打ち合わせのお礼メールを作成してください。
相手は取引先です。
丁寧でありながら、堅すぎない文章にしてください。
今後も良好な関係を築いていきたいという気持ちが伝わる内容にしてください。
ChatGPTは、こうした文章の「トーン調整」も得意です。文章を一から作るだけでなく、既に作った文章をより丁寧にしたり、簡潔にしたりする使い方もできます。
③ 謝罪メールを作るプロンプト
ミスや納期遅延などがあった場合にも使えます。
プロンプト：
以下の内容をもとに、取引先への謝罪メールを作成してください。
誠意が伝わる文章にしてください。
言い訳に聞こえないようにしてください。【状況】
商品の発送が予定より2日遅れてしまった。
原因は社内での確認漏れ。
明日発送する予定。
謝罪メールでは、事実関係を正確に入力することが重要です。
④ 日程調整メールを作るプロンプト
仕事で頻繁に発生するのが日程調整です。
プロンプト：
以下の条件で、打ち合わせの日程調整メールを作成してください。
【相手】取引先
【候補日】8月20日、21日、22日
【時間】14時以降
【希望】できるだけ丁寧に
【件名】必要
候補日や時間を箇条書きで入力するだけで、メール形式に整理できます。
⑤ 返信メールを作るプロンプト
届いたメールへの返信を考えるのにも使えます。
プロンプト：
以下のメールに対する返信文を作成してください。
相手は取引先です。
丁寧で簡潔な文章にしてください。【受信メール】
○○○○【こちらから伝えたいこと】
内容を確認しました。
問題ありません。
引き続きよろしくお願いします。
ChatGPTでは、メールの内容をもとに返信文の下書きを作成する使い方もできます。
⑥ メールをもっと丁寧にするプロンプト
自分で書いたメールを、より丁寧な文章に変更したい場合に便利です。
プロンプト：
以下のメールを、取引先に送っても失礼のない丁寧なビジネスメールに修正してください。
内容は変更せず、敬語と文章表現だけ整えてください。【メール本文】
○○○○
自分で文章を作ってからChatGPTに修正してもらう方法は、特に初心者にもおすすめです。
⑦ 長いメールを短くするプロンプト
メールが長くなってしまう場合は、ChatGPTに短くしてもらいましょう。
プロンプト：
以下のメールを、相手に失礼のないようにしながら30％程度短くしてください。
重要な情報は削除しないでください。
件名も提案してください。
文章の要約や整理については、ChatGPTでできることも参考になります。
⑧ メールの件名を考えるプロンプト
メールの件名が思いつかない場合にもChatGPTが使えます。
プロンプト：
以下のメール内容に合う件名を5個考えてください。
ビジネスメールとして自然で、内容が一目で分かる件名にしてください。【本文】
○○○○
複数の候補を出してもらえば、その中から最も適切なものを選べます。
⑨ 柔らかい表現に変更するプロンプト
断りやお願いなど、直接的に書くと強い印象になってしまう場合に便利です。
プロンプト：
以下の文章を、相手に強い印象を与えない柔らかい表現に変更してください。
ビジネスメールとして失礼にならないようにしてください。【文章】
○○○○してください。
「できません」などの直接的な表現を、状況に応じた柔らかい表現へ変更できます。
⑩ 箇条書きからメールを作るプロンプト
個人的に特におすすめなのが、この使い方です。
文章を最初から作るのではなく、思いついたことを箇条書きで入力してChatGPTにメール化してもらいます。
プロンプト：
以下の箇条書きを、自然なビジネスメールにしてください。
相手は取引先です。
丁寧で簡潔な文章にしてください。
件名も作成してください。・先日の打ち合わせのお礼
・商品の仕様について確認したい
・○○の部分について質問がある
・回答は今週中にほしい
・今後ともよろしくお願いします
この方法なら、「文章を考える時間」そのものを減らすことができます。
ChatGPTでメールを作るときの3つのコツ
ChatGPTにメールを書いてもらう場合、単純に「メールを書いて」と指示するだけでも文章は作れます。
しかし、少し情報を追加するだけで、より自分の目的に合ったメールになります。
コツ①「誰に送るか」を伝える
例えば、
- 上司
- 同僚
- 部下
- 取引先
- 顧客
- 初めて連絡する相手
などです。
同じ内容でも相手によって適切な文章は変わります。
コツ②「どんな雰囲気」にしたいか伝える
例えば、
丁寧にしてください。
だけではなく、
丁寧ですが、堅すぎない文章にしてください。
親しみやすい文章にしてください。
できるだけ簡潔にしてください。
など、具体的に指定します。
ChatGPTは文章のトーンを調整できるため、ここを指定すると使いやすくなります。
コツ③ 一度で完成させようとしない
ChatGPTを使うときは、一度の指示で完璧なメールを作ろうとする必要はありません。
例えば、
もう少し短くしてください。
↓
もう少し丁寧にしてください。
↓
相手との距離感が近いので、少し柔らかくしてください。
というように、少しずつ修正していけばOKです。
ChatGPTを仕事でさらに活用したい場合は、仕事で使えるChatGPTプロンプト10選もおすすめです。
メール作成と一緒に使いたいChatGPT活用法
メール作成だけでなく、仕事で発生するさまざまな作業にChatGPTを活用できます。
例えば、会議をした後なら、
会議メモ → 議事録 → メール
という流れで作業できます。
議事録の作成方法については、ChatGPTで議事録を作る方法で詳しく解説しています。
さらに、会議で決まった内容をもとに企画書を作る場合は、ChatGPTで企画書を作る方法も役立ちます。
数字や表を扱う仕事なら、ChatGPTでExcelを使う方法もチェックしてみてください。
このように、ChatGPTをメールだけに使うのではなく、仕事の一連の流れに取り入れることで、より大きな効率化が期待できます。
ChatGPTでメールを作るときの注意点
便利なChatGPTですが、作成されたメールをそのまま送信するのはおすすめしません。
必ず最後に自分で確認しましょう。
特に確認したいのは以下の項目です。
名前
相手の名前や会社名が正しいか確認します。
日付
打ち合わせの日程や締切日などに間違いがないか確認します。
数字
金額、数量、納期などは必ず確認しましょう。
事実関係
ChatGPTが文章を自然にするために、入力していない情報を勝手に追加していないか確認します。
敬語
相手との関係性に合った敬語になっているか確認しましょう。
ChatGPTは便利な文章作成ツールですが、最終的な内容の確認は人間が行うことが大切です。OpenAIも、具体的な数値や方針、主張などを含む文章については事実確認を行うことを勧めています。
ChatGPTでメール作成を効率化しよう
仕事では、メールを書く機会が何度もあります。
そのたびに、
「最初の文章はどうしよう？」
「この言い方で失礼じゃないかな？」
「もっと簡潔にできないかな？」
と悩んでいると、意外と多くの時間を使ってしまいます。
そこでChatGPTを使えば、
伝えたい内容を箇条書きにする
↓
ChatGPTにメール化してもらう
↓
必要に応じて修正する
↓
自分で内容を確認して送信する
という流れにできます。
特に、
- メールを書くのが苦手
- 敬語に自信がない
- メール作成に時間がかかる
- 毎日似たようなメールを書いている
- 仕事の文章を効率化したい
という人にはおすすめの使い方です。
まずは今回紹介したプロンプトの中から、「箇条書きからメールを作る」方法を試してみてください。
まとめ｜ChatGPTを使えばメール作成はもっと簡単になる
今回は、ChatGPTでビジネスメールを作成する方法を紹介しました。
ChatGPTでは、
- 依頼メール
- お礼メール
- 謝罪メール
- 日程調整
- 返信メール
- 丁寧な文章への修正
- 長文メールの短縮
- 件名作成
- 柔らかい表現への変更
- 箇条書きからメール作成
など、さまざまなメール作成に活用できます。
ポイントは、「誰に・何のために・何を伝えるのか」を具体的に入力することです。
そして、一度で完璧な文章を作ろうとせず、
「もう少し短く」
「もっと丁寧に」
「柔らかい表現に」
などと追加指示を出して調整していきましょう。
ChatGPTはメールだけでなく、文章作成や議事録、企画書、Excelなど、仕事のさまざまな場面で活用できます。
まずは身近なメール作成から、ChatGPTを仕事に取り入れてみてはいかがでしょうか。
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