会議が終わったあと、
「議事録をまとめるのに時間がかかる」
「会議中にメモを取ったけれど、あとから整理するのが大変」
「決定事項や担当者を分かりやすくまとめたい」
このように感じたことはありませんか？
議事録作成は重要な仕事ですが、会議そのものよりも、会議後の整理に時間がかかってしまうことがあります。
そこで活用したいのがChatGPTです。
ChatGPTを使えば、会議中に取ったメモをもとに、
- 会議の概要
- 決定事項
- 未決定事項
- 担当者
- 期限
- 次回までの課題
などを整理できます。
しかも、特別な専門知識は必要ありません。
この記事では、ChatGPTを使って議事録を作成する具体的な方法と、そのままコピーして使えるプロンプトを紹介します。
ChatGPTで議事録を作ることはできる？
結論から言うと、できます。
ChatGPTは、入力した文章を整理したり、指定した形式にまとめたりすることができます。
例えば、会議中に次のような簡単なメモを取ったとします。
新商品の発売日は10月1日
販売価格は3,980円
山田さんが商品ページ担当
SNSは佐藤さん
9月20日までに準備
パッケージについてはまだ決定していない
これをChatGPTに入力して、
「議事録として整理してください」
と指示するだけでも、かなり読みやすい形に整理できます。
ChatGPTをまだ使ったことがない方は、まず ChatGPTの基本 を確認しておくと分かりやすいでしょう。
また、実際の操作方法については ChatGPTの使い方 も参考になります。
ChatGPTで議事録を作るメリット
議事録作成にChatGPTを使うメリットは、単純に文章を書く時間を短縮できることだけではありません。
1．情報を整理できる
会議中のメモは、どうしてもバラバラになりがちです。
ChatGPTに整理させることで、
決定事項
担当者
期限
などを分けて表示できます。
2．文章を整えてくれる
会議中は、
「○○について検討」
「山田さん確認」
「来週まで」
といった簡単なメモになっていても問題ありません。
ChatGPTに整理させれば、読みやすい文章にできます。
3．議事録作成の時間を短縮できる
今まで30分かかっていた作業を、ChatGPTを使って短縮できる可能性があります。
もちろん、最終的な確認は必要ですが、
メモを整理する作業をAIに任せる
だけでも負担を減らせます。
仕事全体の効率化については、 ChatGPTで仕事を効率化する方法 も参考にしてください。
さらに具体的な仕事用プロンプトについては、 ChatGPTの仕事用プロンプト もあわせて読むと、活用方法を広げられます。
ChatGPTで議事録を作る基本的な流れ
ChatGPTを使った議事録作成は、それほど難しくありません。
基本的には次の4ステップです。
STEP1：会議中にメモを取る
まずは会議中に必要な情報をメモします。
文章としてきれいに書く必要はありません。
箇条書きでも大丈夫です。
STEP2：メモをChatGPTに入力する
会議が終わったら、メモをChatGPTに貼り付けます。
STEP3：議事録に整理してもらう
「決定事項」「担当者」「期限」など、必要な項目を指定します。
STEP4：人間が確認する
ChatGPTが整理した議事録を確認し、間違いがないかチェックします。
これが基本的な流れです。
そのまま使える！議事録作成プロンプト
まずは、最もシンプルなプロンプトから紹介します。
基本の議事録プロンプト
以下をコピーして使ってみてください。
以下の会議メモを、読みやすい議事録に整理してください。
以下の項目に分類してください。
・会議の目的
・決定事項
・未決定事項
・議論した内容
・担当者
・期限
・次回までにやること会議メモに書かれていない内容は勝手に推測せず、「記載なし」または「要確認」としてください。
【会議メモ】
ここに会議メモを貼り付けてください。
このプロンプトだけでも、かなり使いやすくなります。
より正確な議事録にするプロンプト
さらに精度を高めたい場合は、出力ルールを細かく指定します。
以下の会議メモを正式な議事録として整理してください。
【出力形式】
- 会議名
- 日時
- 参加者
- 会議の目的
- 決定事項
- 議論した内容
- 未決定事項
- 担当者とタスク
- 期限
- 次回会議までに確認すること
【ルール】
・会議メモに存在しない情報は推測しない
・誰が担当するのか不明な場合は「担当者未定」とする
・期限が不明な場合は「期限未定」とする
・重要な決定事項を最初に分かりやすく整理する
・同じ内容が複数回出てきた場合はまとめる
・簡潔で読みやすい文章にする【会議メモ】
ここにメモを貼り付けてください。
ポイントは、「推測しない」と明確に指示することです。
議事録では、AIが勝手に情報を補ってしまうと問題になる可能性があります。
会議メモはきれいに書かなくてもいい
ChatGPTを使う場合、会議中のメモを完璧な文章にする必要はありません。
例えば、
新商品
発売10/1
価格3980
山田 商品ページ
佐藤 SNS
9/20まで
パッケージ案A・B検討
A案有力だが決定してない
この程度でも構いません。
ChatGPTに、
このメモを議事録に整理してください。
と指示できます。
つまり、
会議中はメモに集中する
↓
会議後にChatGPTで整理する
という使い方ができます。
決定事項だけを抜き出すこともできる
議事録全体を作る必要がない場合は、決定事項だけを抽出することもできます。
プロンプト
以下の会議メモから、決定事項だけを抜き出してください。
・決定事項
・担当者
・期限の3項目に整理してください。
明確に決定していない内容は、決定事項に含めないでください。
【会議メモ】
ここにメモを入力
これなら、上司やチームメンバーに、
「今回の会議で何が決まった？」
と聞かれたときにも使いやすいでしょう。
タスクだけを抜き出すこともできる
議事録を作る目的が「次に何をすればいいのか確認すること」なら、タスクだけ抽出する方法もあります。
プロンプト
以下の会議メモから、会議後に必要なタスクをすべて抽出してください。
以下の形式で整理してください。
| タスク | 担当者 | 期限 | 状況 |
担当者や期限が会議メモに書かれていない場合は、推測せず「未定」としてください。
【会議メモ】
ここにメモを入力
この方法なら、議事録を読むことなく、**「誰が・何を・いつまでにやるのか」**を確認できます。
ChatGPTに議事録を要約してもらう
長い議事録を作ったあと、
「結局何が重要なの？」
となることもあります。
そんな場合は要約もChatGPTに任せられます。
プロンプト
以下の議事録を、忙しい上司が1分以内で読めるように要約してください。
最初に結論を書いてください。
特に重要なのは、
・決定事項
・重要な問題
・担当者
・期限
・今後の対応です。
重要度の低い内容は省略してください。
【議事録】
ここに議事録を入力
これなら、長い議事録から重要な部分だけを短時間で確認できます。
ChatGPTで議事録を作るときの注意点
便利なChatGPTですが、議事録作成では注意したいポイントがあります。
AIが勝手に補完する可能性がある
例えば、
山田さんが来週までに確認する予定
というメモから、
「山田さんが9月10日までに確認する」
といった情報をAIが勝手に作ってはいけません。
そのため、
「書かれていない情報は推測しない」
という指示を入れることをおすすめします。
機密情報の扱いに注意する
会社の会議では、
- 顧客情報
- 個人情報
- 未公開の事業計画
- 契約情報
- 財務情報
- パスワードなどの認証情報
が含まれることがあります。
このような情報をAIに入力する場合は、勤務先のルールや利用するAIサービスの設定を確認しましょう。
必要に応じて、個人名や機密情報を伏せてから入力する方法もあります。
ChatGPTの議事録作成をさらに効率化する方法
慣れてきたら、単純に議事録を作るだけではなく、次のような作業までChatGPTに任せられます。
会議メモ
↓
議事録作成
↓
決定事項抽出
↓
タスク一覧作成
↓
担当者別に整理
↓
次回会議のアジェンダ作成
このように、会議後の作業を一連の流れとして効率化できます。
ChatGPTには、最初の回答だけで終わらせず、
「この内容から担当者別のタスク一覧を作って」
「次回会議で確認すべき項目を整理して」
と追加で指示するのもおすすめです。
こうした追加指示の使い方については、 ChatGPTのプロンプト の記事でも詳しく解説しています。
議事録だけでなく仕事全体をAIで効率化しよう
ChatGPTは議事録だけでなく、さまざまな仕事に使えます。
例えば、
- メール作成
- 文章作成
- 文章チェック
- アイデア出し
- 資料作成
- 情報整理
- ブログ作成
- SNS投稿
などです。
「ChatGPTって具体的に何ができるの？」という方は、 ChatGPTでできること を読むと、活用イメージをつかみやすくなります。
さらにChatGPT以外のAIも含めて知りたい場合は、 生成AIでできること も参考になります。
さまざまなAIツールを使い分けたい方は、 AIツールおすすめ もチェックしてみてください。
議事録作成から始めるのがおすすめな理由
「AIを仕事に取り入れてみたいけれど、何から始めればいい？」
という方には、議事録作成は比較的始めやすい作業です。
理由は、
入力する情報がすでに存在する
からです。
自分でゼロから文章を作るのではなく、
会議メモ → ChatGPT → 議事録
という形で利用できます。
最初は短い会議メモから試してみましょう。
うまくいったら、
「決定事項だけ抽出する」
「タスクを担当者別にする」
「次回会議のアジェンダを作る」
など、少しずつ使い方を広げていけばOKです。
ChatGPTを仕事で使えると副業にもつながる
ChatGPTを使って文章整理や情報整理ができるようになると、そのスキルを副業に応用することもできます。
例えば、
- ライティング
- ブログ記事作成
- SNS運用
- 資料作成
- リサーチ
- データ整理
などです。
ChatGPTを使った副業について興味がある方は、 ChatGPT副業おすすめ も参考にしてください。
さらに、具体的な副業の始め方については、 ChatGPT副業の始め方 で解説しています。
実際にどんな仕事・案件があるのか知りたい方は、 ChatGPT副業の仕事・案件 もおすすめです。
まとめ｜ChatGPTを使えば議事録作成を効率化できる
ChatGPTを使えば、会議中に取った簡単なメモから、読みやすい議事録を作成できます。
特に重要なのは、
- 会議メモを入力する
- 出力形式を指定する
- 決定事項・担当者・期限を整理する
- 推測しないよう指示する
- 最後は人間が内容を確認する
という流れです。
最初から完璧なプロンプトを作る必要はありません。
まずは今回紹介したプロンプトをコピーして、実際の会議メモで試してみてください。
そして、
「決定事項だけ抜き出して」
「担当者別に整理して」
「次回までのタスクを一覧にして」
など、追加で指示してみましょう。
ChatGPTは単に文章を作るだけでなく、会議後の面倒な整理作業を手伝ってくれるAIアシスタントとして活用できます。
仕事の中で「時間がかかっている作業」を一つ見つけて、そこからAIを取り入れてみるのがおすすめです。
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